So könnten Arbeitgeber künftig Textnachrichten einsehen – was Beschäftigte jetzt wissen müssen

In Deutschland wird intensiv darüber diskutiert, wie weit Arbeitgeber bei der Kontrolle digitaler Kommunikation gehen dürfen. Neue technische Möglichkeiten und strengere Sicherheitsanforderungen führen dazu, dass Chatverläufe, Messenger-Dienste und andere Textnachrichten am Arbeitsplatz stärker in den Fokus rücken. Gleichzeitig pochen Arbeitnehmervertreter und Datenschützer auf den Schutz der Privatsphäre. Zwischen Sicherheitsinteressen im Unternehmen und dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung entsteht ein Spannungsfeld, das viele Beschäftigte verunsichert.

Rechtlicher Rahmen: Was Arbeitgeber überhaupt kontrollieren dürfen

Grundsätzlich gilt: Arbeitgeber dürfen dienstliche Kommunikation und betriebliche IT-Systeme überwachen, wenn dafür eine rechtliche Grundlage besteht und die Verhältnismäßigkeit gewahrt bleibt. Maßgeblich sind vor allem das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie arbeitsrechtliche Vorgaben und Betriebsvereinbarungen.

Wird ein Diensthandy ausschließlich für berufliche Zwecke bereitgestellt, kann der Arbeitgeber in vielen Fällen Einsicht in geschäftliche Textnachrichten nehmen – etwa um Compliance-Verstöße aufzudecken, Sicherheitsvorfälle zu analysieren oder betriebliche Abläufe zu dokumentieren. Anders sieht es aus, wenn private Nutzung ausdrücklich erlaubt oder stillschweigend geduldet wird. Dann greifen häufig strengere datenschutzrechtliche Maßstäbe, und eine Einsichtnahme in Nachrichteninhalte ist nur in engen Ausnahmefällen zulässig.

Nach Einschätzung von Fachjuristen ist entscheidend, dass Unternehmen klare Regelungen zur Nutzung von E-Mail, Chats und Messenger-Diensten treffen. Ohne transparente Vorgaben, etwa in Form von IT-Richtlinien oder Betriebsvereinbarungen, riskieren Arbeitgeber bei einer Kontrolle schnell einen Verstoß gegen Datenschutzrecht.

Technische Lösungen: Von Logfiles bis KI-gestützter Auswertung

Parallel zur rechtlichen Debatte schreitet die technische Entwicklung voran. Viele Firmen setzen bereits auf Systeme, die Kommunikationsdaten automatisiert auswerten. Dazu zählen etwa:

• Protokollierung von Verbindungsdaten (Logfiles) in Kollaborationstools
• Filtermechanismen, die bestimmte Schlagwörter oder Dateitypen erkennen
• Security-Lösungen zur Erkennung von Datenabfluss oder Malware
• Analyseplattformen, die Chatverläufe nach Compliance-Risiken durchsuchen

Moderne Anwendungen können Textnachrichten nicht nur speichern, sondern mithilfe von Algorithmen auch inhaltlich bewerten. So lassen sich potenzielle Regelverstöße, etwa bei Insiderinformationen, Korruptionshinweisen oder Belästigung am Arbeitsplatz, automatisiert markieren. Unternehmen argumentieren, dass sie damit gesetzlichen Dokumentationspflichten nachkommen und Haftungsrisiken minimieren.

Datenschützer warnen jedoch, dass eine zu weitreichende Auswertung schnell in eine verdeckte Verhaltens- und Leistungskontrolle umschlagen kann. Je granularer die Daten, desto größer das Risiko, dass Persönlichkeitsprofile von Beschäftigten entstehen. Aus ihrer Sicht müssen technische Systeme deshalb strikt auf das notwendige Maß begrenzt und mit wirksamen Schutzmechanismen kombiniert werden.

Datenschutz und Mitbestimmung: Rolle von Betriebsrat und Aufsichtsbehörden

Wo digitale Überwachung beginnt, ist die Mitbestimmung des Betriebsrats in vielen Fällen zwingend. Nach dem Betriebsverfassungsgesetz hat der Betriebsrat ein Mitspracherecht, wenn technische Einrichtungen eingesetzt werden, die das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten überwachen können. Das gilt auch für Tools, die Textnachrichten auswerten oder Kommunikationsströme detailliert aufzeichnen.

In der Praxis werden häufig Betriebsvereinbarungen geschlossen, die unter anderem regeln:

• welche Kommunikationskanäle überwacht werden dürfen
• ob Inhalte oder nur Metadaten (Zeit, Dauer, Empfänger) erfasst werden
• wer Zugriff auf die Daten erhält und zu welchen Zwecken
• wie lange Daten gespeichert und wann sie gelöscht werden

Die Datenschutzaufsichtsbehörden der Länder betonen regelmäßig, dass eine anlasslose Vollüberwachung unzulässig ist. Zulässig sein kann dagegen eine gezielte, dokumentierte Auswertung, wenn ein konkreter Verdacht auf einen schweren Pflichtverstoß oder eine Straftat besteht und mildere Mittel ausgeschöpft sind. Auch dann müssen Betroffene in der Regel informiert werden, es sei denn, dies würde behördliche oder strafrechtliche Ermittlungen gefährden.

Private Nutzung von Dienstgeräten: Graubereich mit hohem Konfliktpotenzial

Ein besonders sensibler Punkt ist die private Nutzung von Diensthandys und geschäftlichen Messengern. Wird diese ausdrücklich untersagt und auch durchgesetzt, können Arbeitgeber sich eher auf eine rein betriebliche Nutzung berufen. In der Folge ist eine Einsicht in dienstliche Textnachrichten rechtlich einfacher zu begründen.

Wird private Nutzung dagegen erlaubt oder faktisch toleriert, verschwimmen die Grenzen. In solchen Konstellationen werden Unternehmen datenschutzrechtlich häufig wie Telekommunikationsanbieter behandelt und unterliegen strengeren Vorgaben. Das kann bedeuten, dass der Inhalt privater Nachrichten grundsätzlich tabu ist und allenfalls Metadaten unter engen Voraussetzungen ausgewertet werden dürfen.

Arbeitsrechtlich empfiehlt es sich für Beschäftigte, die internen Regelungen genau zu kennen. Unklare oder widersprüchliche Vorgaben sollten mit Vorgesetzten oder dem Betriebsrat geklärt werden. Wer sensible private Inhalte über dienstliche Kanäle teilt, setzt sich einem erhöhten Risiko aus, dass diese im Rahmen betrieblicher Auswertungen zumindest mittelbar sichtbar werden.

Was Beschäftigte jetzt konkret beachten sollten

Angesichts der technischen Möglichkeiten und der sich wandelnden Rechtslage sollten Arbeitnehmer einige Grundregeln berücksichtigen. Dazu zählen insbesondere:

• IT-Richtlinien, Arbeitsvertrag und Betriebsvereinbarungen sorgfältig lesen
• dienstliche und private Kommunikation möglichst strikt trennen
• für persönliche Gespräche und vertrauliche Inhalte bevorzugt private Geräte und Kanäle nutzen
• bei Unsicherheit den Betriebsrat oder die Personalabteilung ansprechen

Arbeitgeber sind verpflichtet, transparent zu informieren, wenn Kommunikationsdaten erfasst oder ausgewertet werden. Beschäftigte haben zudem Auskunftsrechte nach DSGVO und können erfragen, welche Daten zu ihrer Person gespeichert sind und zu welchen Zwecken diese verarbeitet werden. Wer seine Rechte kennt und bewusst mit digitalen Werkzeugen umgeht, kann das Risiko unerwünschter Einblicke in persönliche Kommunikation deutlich reduzieren.

Quellen und weiterführende Informationen

• https://www.bfdi.de
• https://www.datenschutzkonferenz-online.de
• https://www.bundesarbeitsgericht.de
• https://www.bmas.de
• https://www.verdi.de

Quelle: Merkur