Überwachung von Textnachrichten im Job: Wie weit darf der Arbeitgeber gehen?
In vielen Unternehmen verlagert sich die Kommunikation immer stärker in Messenger-Dienste, Collaboration-Tools und Chat-Plattformen. Parallel dazu wächst der Wunsch von Arbeitgebern, diese Textnachrichten besser kontrollieren zu können – etwa um Sicherheitsrisiken zu reduzieren oder gesetzliche Dokumentationspflichten zu erfüllen. Zugleich steht der Datenschutz der Beschäftigten im Mittelpunkt: Darf der Chef wirklich mitlesen, was im Firmenchat passiert, und wenn ja, unter welchen Bedingungen?
Rechtlicher Rahmen: Datenschutz, Persönlichkeitsrecht und betriebliche Interessen
Grundsätzlich gilt: Auch am Arbeitsplatz bleiben das allgemeine Persönlichkeitsrecht und der Schutz der Privatsphäre bestehen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) setzen enge Grenzen für die Überwachung von Kommunikation. Arbeitgeber dürfen Textnachrichten nur dann einsehen, wenn dafür eine klare Rechtsgrundlage besteht, etwa ein berechtigtes Interesse oder eine gesetzliche Verpflichtung – und selbst dann nur so weit, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Entscheidend ist zudem, ob die private Nutzung von dienstlichen Kommunikationskanälen erlaubt ist. Wird der Firmen-Messenger ausdrücklich nur für berufliche Zwecke freigegeben, können Kontrollen eher zulässig sein, solange sie transparent, verhältnismäßig und dokumentiert sind. Ist die private Nutzung dagegen gestattet oder wird sie stillschweigend geduldet, nähert sich der Arbeitgeber rechtlich der Rolle eines Telekommunikationsanbieters – mit deutlich strengeren Vorgaben und einem erhöhten Schutz der Vertraulichkeit von Nachrichten.
Technische Möglichkeiten: Von Chat-Archivierung bis KI-gestützter Auswertung
Moderne Kommunikationsplattformen wie Teams, Slack oder ähnliche Dienste bieten Unternehmen umfangreiche Funktionen zur Protokollierung und Archivierung von Chats. Nachrichten können automatisiert gespeichert, durchsucht und für Compliance-Zwecke ausgewertet werden. Viele Lösungen ermöglichen es, bestimmte Schlagwörter zu erkennen, Datenabflüsse zu verhindern oder verdächtige Aktivitäten zu melden.
Mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz verschiebt sich die Grenze noch weiter: Systeme können Muster in Textnachrichten erkennen, etwa Hinweise auf Insiderhandel, Korruption oder Mobbing. Solche Technologien versprechen mehr Sicherheit und Transparenz, bergen aber zugleich erhebliche Risiken für die informationelle Selbstbestimmung der Beschäftigten. Ohne klare Regeln können aus punktuellen Kontrollen schnell umfassende Überwachungsstrukturen werden.
Transparenz und Mitbestimmung: Welche Pflichten Arbeitgeber haben
Unternehmen sind verpflichtet, ihre Mitarbeitenden frühzeitig und verständlich darüber zu informieren, welche Kommunikationsdaten erhoben, gespeichert und ausgewertet werden. Dazu gehören unter anderem:
- Art und Umfang der erfassten Textnachrichten
- Zweck der Verarbeitung (z. B. IT-Sicherheit, Compliance, Dokumentationspflichten)
- Speicherdauer und Zugriffsrechte im Unternehmen
- Rechtsgrundlage nach DSGVO und BDSG
In Betrieben mit Betriebsrat ist zudem die Mitbestimmung zentral. Maßnahmen zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle unterliegen in der Regel der Zustimmung des Gremiums. Betriebsvereinbarungen können konkret festlegen, wie Chatprotokolle genutzt werden dürfen, welche Auswertungen zulässig sind und welche Daten anonymisiert oder pseudonymisiert werden müssen. Solche Vereinbarungen schaffen Rechtssicherheit und können Konflikte zwischen Management und Belegschaft entschärfen.
Grenzen der Kontrolle: Verhältnismäßigkeit und Zweckbindung
Selbst wenn eine rechtliche Grundlage besteht, bleibt die Verhältnismäßigkeit der Kontrolle ein zentrales Kriterium. Flächendeckendes, permanentes Mitlesen aller Textnachrichten ohne konkreten Anlass wird in der Regel als unzulässig bewertet. Erlaubt sind eher stichprobenartige Kontrollen, anlassbezogene Prüfungen oder automatisierte Scans, die auf klar definierte Risiken zielen.
Wichtig ist außerdem die Zweckbindung: Daten, die zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben erhoben wurden, dürfen nicht ohne Weiteres für andere Zwecke – etwa umfassende Leistungskontrollen – genutzt werden. Beschäftigte haben zudem Rechte auf Auskunft, Berichtigung und unter bestimmten Voraussetzungen auch auf Löschung ihrer personenbezogenen Daten. Verstöße gegen diese Grundsätze können nicht nur zu Bußgeldern führen, sondern auch das Vertrauensverhältnis im Unternehmen dauerhaft beschädigen.
Praktische Empfehlungen für Beschäftigte und Unternehmen
Beschäftigte sollten sich genau ansehen, welche Richtlinien im Unternehmen zur Nutzung von E-Mail, Chat-Tools und Messengern gelten. Unklarheiten lassen sich häufig über den Betriebsrat oder die Personalabteilung klären. Grundsätzlich empfiehlt es sich, private Kommunikation auf eigene Geräte und private Accounts zu verlagern, wenn der Arbeitgeber dienstliche Kanäle überwacht oder dies ausdrücklich vorbehält.
Unternehmen wiederum sind gut beraten, klare, verständliche Regelwerke zu schaffen, die sowohl Sicherheitsinteressen als auch Datenschutzanforderungen berücksichtigen. Dazu gehören:
- transparente Kommunikationsrichtlinien
- Schulungen zu Datenschutz und IT-Sicherheit
- technische Schutzmaßnahmen mit möglichst geringer Eingriffsintensität
- enge Abstimmung mit Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat
Ein ausgewogener Ansatz, der Kontrolle auf das notwendige Maß beschränkt und die Rechte der Mitarbeitenden respektiert, kann helfen, rechtliche Risiken zu minimieren und zugleich ein vertrauensvolles Arbeitsumfeld zu erhalten.
Quellen und weiterführende Informationen
- https://www.bfdi.bund.de
- https://www.datenschutzkonferenz-online.de
- https://www.bundesarbeitsgericht.de
- https://www.bmas.de
- https://www.verdi.de
Quelle: Merkur
