So könnten Arbeitgeber künftig Textnachrichten einsehen – neue EU-Pläne sorgen für Diskussionen

In der EU wird derzeit ein Vorhaben diskutiert, das den Umgang mit digitalen Nachrichten grundlegend verändern könnte. Geplant ist eine Regulierung, die es Unternehmen ermöglichen soll, bestimmte Textnachrichten ihrer Beschäftigten einzusehen, um Sicherheitsrisiken zu minimieren und gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Datenschützer, Arbeitsrechtsexperten und Gewerkschaften warnen jedoch vor einem möglichen Dammbruch beim Schutz der Privatsphäre.

Was hinter den neuen Kontrollmöglichkeiten für Textnachrichten steckt

Im Zentrum der aktuellen Debatte steht die Frage, wie weit Arbeitgeber bei der Überwachung von Kommunikationskanälen gehen dürfen. Hintergrund sind zum einen strengere Compliance-Anforderungen, etwa zur Verhinderung von Wirtschaftskriminalität, zum anderen der rasante Anstieg digitaler Kommunikation über Messenger-Dienste und Chat-Tools im Arbeitsalltag.

Die diskutierten Regelungen zielen darauf ab, Unternehmen rechtlich abzusichern, wenn sie beruflich genutzte Nachrichtenkanäle überprüfen. Vorgesehen ist, dass Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen Zugriff auf Textnachrichten erhalten könnten, sofern diese über dienstliche Accounts oder auf betrieblichen Geräten laufen. Damit soll sichergestellt werden, dass interne Richtlinien, Sicherheitsvorgaben und gesetzliche Dokumentationspflichten eingehalten werden.

Wesentlich ist dabei:

• Die Kontrolle soll sich auf berufliche Kommunikation beschränken.
• Überwachungsmaßnahmen müssten transparent geregelt und dokumentiert werden.
• Beschäftigte sollen vorab über Art und Umfang der Einsicht informiert werden.

Datenschutz und Grundrechte: Wo die Grenzen verlaufen

Der mögliche Zugriff auf Textnachrichten berührt unmittelbar das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung. Nach geltendem Datenschutzrecht in der EU, insbesondere der DSGVO, müssen Eingriffe in die Privatsphäre verhältnismäßig, zweckgebunden und so sparsam wie möglich ausgestaltet sein. Das gilt auch dann, wenn es um berufliche Kommunikation geht.

Datenschutzbehörden betonen, dass Arbeitgeber nur dann Nachrichten einsehen dürfen, wenn eine klare Rechtsgrundlage vorliegt, etwa ein berechtigtes Interesse oder eine gesetzliche Verpflichtung. Selbst dann sind strenge Grenzen einzuhalten:

• Keine anlasslose Vollüberwachung sämtlicher Chats.
• Technische und organisatorische Maßnahmen zur Minimierung der Dateneinsicht.
• Protokollierung, wer wann auf welche Inhalte zugreift.

Gewerkschaften und Arbeitnehmervertreter warnen davor, dass ein zu weit gefasster Zugriff ein Klima des Misstrauens schaffen könnte. Sie fordern klare Leitplanken im Arbeitsrecht, damit Beschäftigte weiterhin vertraulich kommunizieren können – insbesondere, wenn private Nutzung von Geräten geduldet oder ausdrücklich erlaubt ist.

Was Unternehmen jetzt beachten sollten

Auch wenn viele Details der geplanten Regulierung noch verhandelt werden, zeichnet sich bereits ab, dass Unternehmen ihre internen Richtlinien zur Nutzung von Messenger-Diensten und Chat-Tools überprüfen müssen. Wer künftig rechtssicher agieren will, sollte frühzeitig Strukturen schaffen, die sowohl Compliance-Anforderungen als auch den Datenschutz berücksichtigen.

Praktisch bedeutet das für Arbeitgeber:

• Klare Trennung von beruflicher und privater Nutzung betrieblicher Geräte anstreben.
• Transparente Kommunikationsrichtlinien formulieren und regelmäßig aktualisieren.
• Betriebsrat, Datenschutzbeauftragte und IT-Sicherheit frühzeitig einbinden.

Beschäftigte wiederum sollten genau wissen, welche Kanäle als rein dienstlich gelten und wo eine Einsichtnahme durch den Arbeitgeber möglich ist. Je klarer diese Grenzen gezogen werden, desto geringer ist das Risiko von Konflikten und rechtlichen Auseinandersetzungen.

Auswirkungen auf den Arbeitsalltag: Mehr Sicherheit oder mehr Kontrolle?

Die Befürworter der neuen Regelungen verweisen auf konkrete Risiken: Cyberangriffe, Datenabflüsse und Verstöße gegen Compliance-Vorgaben nehmen zu, oft über scheinbar harmlose Chat-Nachrichten. Ein kontrollierter Zugriff auf berufliche Textnachrichten könne helfen, Sicherheitslücken schneller zu erkennen und Haftungsrisiken zu reduzieren.

Kritiker sehen dagegen die Gefahr einer schleichenden Ausweitung der Überwachung. Wenn Beschäftigte befürchten müssen, dass jede Nachricht potenziell mitgelesen werden kann, könnte dies die Kommunikationskultur im Unternehmen nachhaltig verändern. Spontaner Austausch, vertrauliche Hinweise oder interne Kritik würden möglicherweise seltener offen geäußert.

Entscheidend wird sein, wie die endgültigen gesetzlichen Vorgaben ausgestaltet werden und ob sie einen ausgewogenen Ausgleich zwischen Sicherheitsinteressen der Unternehmen und dem Schutz der Privatsphäre der Beschäftigten schaffen.

Rechte der Beschäftigten und mögliche Schutzmechanismen

Unabhängig von neuen EU-Vorgaben behalten Beschäftigte zentrale Rechte, die nicht ohne Weiteres eingeschränkt werden dürfen. Dazu gehören Auskunftsrechte über gespeicherte Daten, das Recht auf Löschung unter bestimmten Voraussetzungen sowie das Recht, sich bei Datenschutzverstößen an Aufsichtsbehörden zu wenden.

Arbeitnehmer sollten daher:

• Datenschutzhinweise und IT-Richtlinien des Arbeitgebers sorgfältig lesen.
• Private Kommunikation konsequent auf private Geräte und Kanäle verlagern.
• Bei Unklarheiten den Betriebsrat oder Datenschutzbeauftragte ansprechen.

Langfristig wird sich zeigen, ob die geplanten Regelungen zu mehr Rechtssicherheit führen oder ob sie vor allem neue Konfliktfelder eröffnen. Klar ist bereits jetzt: Der Umgang mit Textnachrichten im Arbeitsumfeld wird zu einem zentralen Thema an der Schnittstelle von Arbeitsrecht, Datenschutz und IT-Sicherheit.

Quellen und weiterführende Informationen

• https://www.bfdi.bund.de
• https://www.datenschutzkonferenz-online.de
• https://www.bmas.de
• https://www.europarl.europa.eu
• https://www.verdi.de

Quelle: Merkur